Primosaldo Bank er de likvide beholdninger, virksomheden har til rådighed i banken ved budgetperiodens eller månedens begyndelse. Det er fundamentet, som hele likviditetsbudgettet bygger videre på. Hvis startbeholdningen ikke er sat rigtigt op, vil alle efterfølgende måneders beregnede slutbalancer også blive forkerte.

For at sikre en flyvende start uden manuelt tastearbejde, kan systemet automatisk hente den faktiske åbningsbalance direkte fra de bogførte tal i regnskabssystemet.

Tip:Den realiserede åbningsbalance kan hentes ved at navigere til Specifikationer → Forudsætningsbalance og benytte funktionen Opdater budgettal i værktøjslinjen.

Valg af bankkonti til Primosaldo

For at likviditetsbudgettet bliver præcist, er det helt afgørende, at systemet tæller alle likvide midler med. Det er nemlig muligt i budget123 at definere nøjagtigt, hvilke balancekonti der udgør virksomhedens samlede rådighedsbeløb (f.eks. valutakonti, kassebeholdninger eller kassekreditter).

Bankkonti kan tilføjer eller fjerner til startlikviditetet via disse trin:

1. Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af skærmen.

2. Vælg Systemkonti i dropdown-menuen.

3. Find punktet: “Hvilken/hvilke konto skal likviditetsbeholdningen overføres til i balancen (Primær Bank)“.

4. Tilføj eller fravælg de relevante balancekonti. De konti der vælger her, vil tilsammen udgøre Primosaldo bank i likviditetsbudgettet.

Den største påvirkning af likviditeten kommer typisk fra tidsforskydningen mellem, hvornår en indtægt eller udgift bogføres i driften, og hvornår pengene lander på bankkontoen. I budget123 styres denne forskydning via kredittider, som defineres for henholdsvis indtægter (debitorer) og udgifter (kreditorer).

De overordnede indstillinger for kredittider findes i venstre menu under Indstillinger → Kredittider.

Beregningslogik (1/30 pr. kreditdag)

budget123 beregner kredittider forholdsmæssigt ud fra en standardmåned på 30 dage. Det betyder, at hver kreditdag forskyder 1/30 af beløbet ind i den efterfølgende måned.

Her er eksempler på, hvordan systemet fordeler betalingerne i praksis:

Sådan retter du kredittider

Kredittidererne er lokale, hvilket betyder, at de kan være forskellige fra model til model. Det gør det nemt at oprette scenarier, der viser, hvordan din likviditet udvikler sig, hvis du ændrer dine betalingsbetingelser overfor dine kunder eller leverandører.

• Gå til Indstillinger → Kredittider i venstremenuen. Her findes alle konti fra kontoplanen, samt de kontospecifikationslinjer og formellinjer, der er oprettet, og kredittider kan redigeres på dem direkte.

• Kredittiden kan også redigeres direkte på kontoen ved at klikke på et kontonavn.

Manuelle likviditetsforskydninger (Afvigelser fra standard)

Selvom budget123 automatisk håndterer langt størstedelen af likviditetsstrømmene via de faste kredittider, kan der opstå behov for at afvige fra standardopsætningen. Det kan for eksempel være relevant ved forudbetaling af licenser for et helt år ad gangen, eller ved en større investering, hvor der er indgået en specifik aftale om ratebetaling.

I sådanne særtilfælde er det muligt at foretage manuelle likviditetsforskydninger. Det gøres ved at indtaste en specifik betalingsprofil eller manuel forskydning direkte på den enkelte konto inde i driften. Herved overstyres systemets generelle 1/30-beregning for netop denne konto, så den direkte likviditet placeres præcist i de korrekte måneder.

 

Likviditetsspecifikationen

Hvis du vil have det fulde, detaljerede overblik over dine betalingsbetingelser på tværs af kontoplanen, kan du åbne Likviditetsspecifikationen. Denne underside viser alle konti og specifikationslinjer med separate kolonner for både momssatser og kredittider. Siden er opbygget med en særskilt sektion for balancekonti med egen sum, og indeholder desuden en knap, der hurtigt fører dig tilbage til den almindelige driftsspecifikation.

 

Håndteringen af moms spiller en væsentlig rolle for den direkte likviditet, da ind- og udbetalinger af moms ofte falder som store beløb på specifikke tidspunkter i løbet af året. I budget123 sker beregningen af moms helt automatisk på baggrund af de momskoder, der er opsat og tilknyttet den enkelte driftkonti i kontoplanen.

For at systemet kan placere likviditetseffekten korrekt, skal virksomhedens momsafregningsperiode defineres. Dette gøres under de generelle indstillinger, hvor der kan vælges mellem:

• Månedlig afregning

• Kvartalsvis afregning

• Halvårlig afregning

Når afregningsperioden er valgt, sørger systemet automatisk for at samle momsen og forskyde den til den korrekte betalingsmåned i overensstemmelse med de gældende frister. Dermed trækkes der først likviditet i præcis den måned, hvor betalingen reelt forfalder til Skattestyrelsen.

Behov for at dykke dybere ned i momsopsætningen?
Læs den fulde guide om moms her.

Udover den almindelige drift påvirkes bankkontoen af bevægelser på balancen. Dette omfatter typisk køb og salg af anlægsaktiver (investeringer) samt optagelse eller afvikling af gæld (låneafdrag).

Disse posteringer er klassiske eksempler på hændelser, der har en direkte og mærkbar effekt på likviditeten, men som ikke indgår i selve driftsresultatet.

Når der budgetteres med et køb af en maskine eller et månedligt afdrag på et banklån, indtastes disse beløb direkte på de relevante balancekonti. budget123 sørger derefter for, at beløbene automatisk afspejles som henholdsvis udbetalinger eller indbetalinger i likviditetsbudgettet i den måned, hvor hændelsen er budgetteret.

Når primosaldi, kredittider, momsafregninger og eventuelle manuelle forskydninger er på plads, samler systemet automatisk det fulde billede.

Det samlede likviditetsbudget kan tilgås via de dedikerede likviditetsrapporter samt visualiseres direkte via diagrammer (f.eks. søjle- og kurvediagrammer) på dashboards. Her gives der et klart og overskueligt indblik i de totale forventede indbetalinger, udbetalinger og den resulterende bankbeholdning måned for måned.

Rapporterne er fuldt ud dynamiske. Det betyder, at enhver ændring, der foretages i driftsbudgettet eller balancen, øjeblikkeligt slår igennem i likviditetsoverblikket. Ligesom det gør sig gældende for de øvrige visninger i budget123, kan likviditetsbudgettet desuden nemt eksporteres til Excel eller PDF, når materialet skal deles med banken, ledelsen eller bestyrelsen.

For at sikre et fuldstændig validt og præcist likviditetsbudget i budget123 skal en række centrale parametre, systemkonti og opsætninger verificeres. Nedenfor beskrives den korrekte fremgangsmåde til kontrol og fejlfinding af likviditetsdata.

1. Evaluering af rapportens hovedlinjer

Ved den indledende gennemgang af likviditetsbudgettet analyseres følgende fem nøglekomponenter for at sikre, at likviditeten afspejler virksomhedens realiteter:

• Indbetalinger: Forventede indgående betalinger fra drift og balance.

• Udbetalinger: Forventede udgående betalinger fra drift og balance.

• Likviditetsforskydning: Den månedlige nettoændring i likviditeten.

• Primosaldo bank: Den likvide beholdning ved månedens begyndelse.

• Saldo efter rentetilskrivninger: Det endelige resultat for måneden efter automatiske eller manuelle renteeffekter.

2. Afstemning af primosaldobanken

Hvis bankens primosaldo ikke stemmer overens med virksomhedens faktiske tal, skal kontomappingen kontrolleres:

1. Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne.

2. Vælg Systemkonto.

3. Find punktet: ”Hvilken/hvilke konto skal likviditetsbeholdningen overføres til i balancen (Primær Bank)”.

4. Her verificeres det, hvilke specifikke balancekonti systemet indhenter data fra til beregning af primosaldoen.

3. Verifikation af momsopsætning og balancekonti

Momsen skal konfigureres korrekt for at undgå fejl i de fremtidige likviditetsudbetalinger. Kontrollen opdeles i to områder:

• Globale indstillinger: Naviger til Indstillinger → Moms for at kontrollere afregningsintervaller og generelle satser.

• Momskoder på balancekonti: Naviger til Systemkonti og find punktet: ”Hvilke balance-konti skal medtages i din momsafregning (vælg momsafregningskontoen som den første)”. Her sikres det, at de korrekte konti er tilknyttet momsafregningen.

Tip: Den øverste konto er der hvor systemet beregner moms.

4. Konfiguration af automatiske rentesatser

Hvis renteindtægter og -udgifter ikke indtastes manuelt på de enkelte konti i budgettet, kan budget123 beregne disse automatisk:

1. Naviger til Indstillinger → Renter for at angive de gældende rentesatser.

2. For at sikre, at systemet bogfører de beregnede renter på de korrekte modkonti, kontrolleres opsætningen under Systemkonto ved følgende to punkter:

   • ”Hvilken konto skal den beregnede renteindtægt på kassekreditten overføres til”

   • ”Hvilken konto skal den beregnede renteudgift på kassekreditten overføres til”

5. Kontrol af kredittider og primoafvikling

Tidsforskydningen mellem driften og likviditeten styres via kredittiderne. Dette kontrolleres under Indstillinger → Kredittider:

• Afvikling af åbningsbalancen: Sektionerne ”Afvikling af primodebitorer” og ”Afvikling af primokreditorer” skal gennemgås for at sikre, at eksisterende udeståender fra primo afvikles i de korrekte måneder.

• Driftskonti: Gennemse listen af driftskonti for at verificere, at der er påført korrekte kredittider (kreditdage) på de relevante indtægts- og udgiftskonti.

6. Eftersyn af forudsætningsbalancen

Det økonomiske fundament, som hele likviditetsbudgettet fremskrives ud fra, kan altid efterses i sin helhed. Det gøres ved at navigere til:

• Specifikationer → Forudsætningsbalance

Her kontrolleres de indlæste åbningsbalancer for debitorer, kreditorer, likviditet og moms, så udgangspunktet for budgetperioden er 100 % verificeret.

Bemærk: Hvis talende i forudsætningsbalancen ikke stemmer overens med de tal der er i e-conomic. Kan det skyldes regnskabsdata skal hentes forfra eller talende i e-conomic ikke er færdigbogført og stadig ligger i kladder.

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om likviditetsbudget i budget123.