AI Budgetassistent

Assistentens formål er at oversætte dine ønsker til konkrete handlinger i budgetkladden. Den kan oprette og ændre budgetposter for dig baseret på dine instrukser. Assistenten kan aktiveres på Driftsrapporten og Specifikationer.

Sådan tilgår du Budgetassistenten

Du kan åbne AI Budgetassistenten på to måder:

1. Klik på AI-assistent ikonet i værktøjslinjen øverst til højre.

2. Gå til menuen Hjælp, vælg AI-assistenter og klik derefter på Budgetassistent.

Sådan bruger du Budgetassistenten

For at bruge assistenten skal du blot skrive dine instrukser i chatvinduet. Vær så specifik som muligt. Referer til kontonumre, kontonavne, dimensionsværdier (hvis disse er slået til) og perioder. Nedenfor er de mest almindelige måder at give instrukser på.

Eksempler på kommandoer:

• Sæt en total for en kontogruppe for hele året: Angiv en kontogruppe (f.eks. "Personaleomkostninger") og et samlet beløb for året. Assistenten fordeler automatisk beløbet ud over perioden.
  Eksempel: "Sæt en total for Personaleomkostninger på 5.500.000 for hele året"

• Angiv et fast månedligt beløb: Bruges til udgifter, der er ens hver måned.
  Eksempel: "Sæt husleje til 25.000 hver måned i næste regnskabsår"

• Juster en kontogruppe med procent: Forøg eller reducer alle konti i en gruppe, eventuelt med undtagelser.
  Eksempel: "Forhøj alle driftsomkostninger med 3% i 2026, undtagen afskrivninger"

• Brug realiserede tal eller dimensioner: Kopier historiske data eller specificer en afdeling.
  Eksempel: "Budgetter konsulentydelser med samme beløb som sidste år i Salgsafdelingen"

Vigtigt:

• For bedst mulig kvalitet: Opdel komplekse instrukser, i flere selvstændige instrukser og lav instruksen stepvis. Undgå fyldord:

☹️ “Jeg skal have lavet et budget for 2025. Min omsætning skal være 10 % større end regnskabet for 2024, dækningsbidraget skal være 5 % større end realiseret 2024.“

🙂 “Indsæt de realiserede tal fra 2024. Øg herefter omsætningen med 10% og dækningsbidraget med 5 %.”

• “Ekskludering” af afhængige konti og kontogrupper: Hvis du giver en instruks, der påvirker en kontogruppe og en konto i den gruppe samtidigt (f.eks. "Omsætning i alt" og "Varesalg"), vil assistenten automatisk sørge for, at din specifikke instruks for kontoen (“Varesalg”) bliver ekskluderet og ikke overskrevet. Dette gælder også for kontogrupper i kontogrupper. Dermed kan du godt referere til at din “Omsætning i alt” skal være 10 mio. kr. og dit “Dækningsbidrag” skal være 4 mio. kr. Her “beskyttes” “omsætning i alt” selvom den er den del af dækningsbidraget.

Brug af Dimensioner

Du kan styre, hvordan assistenten bruger dimensioner (f.eks. afdelinger, projekter) på to måder:

1. Angiv dimension i din anmodning For at kunne specificere en dimensionsværdi direkte i din tekst, skal den pågældende dimension først være valgt på dimensionsknapperne.

• Eksempel: "Sæt rejseomkostninger til 100.000 i afdeling Salg for Q3"

2. Lås assistenten til én dimensionsværdi Du kan låse assistenten til kun at arbejde på én specifik dimensionsværdi (f.eks. kun 'afdeling Salg') ved at vælge den i dimensionsvælgeren. Dette fungerer, uanset om dimensionen er valgt til på knapperne. Alle anmodninger vil herefter automatisk kun gælde for den valgte dimensionsværdi, indtil du fjerner valget igen.

Standardadfærd

Hvis din anmodning mangler information, vil assistenten anvende følgende:

• Periode: En periode på 12 måneder.

• Operation: Beløbet vil erstatte den eksisterende værdi.

• Fordeling: Et samlet beløb fordeles proportionalt baseret på eksisterende budgettal. Hvis der ingen budgettal er at fordele efter, vil beløbet blive fordelt proportionalt efter tidligere års regnskabstal.

Begrænsninger

For at få det bedste resultat er det vigtigt at kende assistentens begrænsninger:

• Kan ikke se dine data: Assistenten kan ikke se de nuværende tal i din budgetkladde. Du kan derfor ikke bede den om at "kopiere værdien fra konto X". Du skal altid angive et specifikt beløb, en procentvis ændring eller en reference til realiserede tal.

• Kun budgetlægning: Assistenten kan kun hjælpe med at oprette og ændre poster i budgetkladden. Den kan ikke besvare spørgsmål om andre funktioner i appen, såsom eksport, rapportering eller hvordan brugergrænsefladen virker.

• Gyldige data: Assistenten kan kun arbejde med de konti, dimensioner og perioder, der er tilgængelige i din budgetmodel. Hvis du beder om noget, der ikke findes, vil den give en fejlmeddelelse.

• Kan ikke periodeforskyde: Assistenten kan ikke kopiere data fra en måned til en anden måned. Du kan fx ligeledes heller ikke bede om at få indsat dine regnskabstal fra januar 2025 til budgettet for april 2026. Brug “Opdater budgettal” hvis du har brug for at periodeforskyde data.

• Kan ikke hente data i andre budgetmodeller eller forecasts: Brug “Opdater budgettal” hvis du har brug for at hente tal fra andre modeller.

• Korrigerer ikke for data der kommer fra formler