Dine AI-assistenter er bygget direkte ind i værktøjslinjen for hurtig adgang. AI-agenten her, hjælper dig primært med at udarbejde dine budgetter, men kan også bruges til at analysere tallene på siden og skrive udkast til ledelseskommentarer. Klik på ikonet og brug promten til højre.

• Læs den fulde manual til AI-Assistenter her

Funktionen Budgetkladde er en nem og sikker måde at arbejde med dine tal på, specielt hvis du vil lave mange og store ændringer. Aktiver kladde, lav dine ændringer, og Accepter kladde når du ønsker at godkender dem endeligt. Specielt i forbindelse med AI-agenten og funktionen Opdater budgettal, hvor rigtig mange tal kan være påvirket med én enkelt kommando, kan du med kladde hurtigt ‘rulle’ tilbage. Tænk på det som et “sikkerhedsnet”, hvor du frit kan redigere dine tal uden at have effekt på dit aktive budget, før du er klar.

Sådan gør du:

1. Klik på Kladde-ikonet i værktøjslinjen.
2. Indtast dine ønskede budgettal. Du kan gøre dette på tre måder:
   • Taste direkte i felterne.
   • Bruge funktionen Opdater budgettal.
   • Få hjælp fra AI Budget-assistenten.

Hvis du anvender en visning med afvigelseskolonner, kan du aktivere afvigelsesgrafik. Dette værktøj visualiserer med farver, om en afvigelse er positiv eller negativ for virksomheden.

Farvekoderne

Når du aktiverer funktionen, vil alle afvigelseskolonner lyse op i grøn eller rød:

• Grøn (Positiv): Betyder at udviklingen gavner virksomhedens bundlinje. Det gælder f.eks., hvis indtægterne er højere end budgetteret, eller hvis omkostningerne er lavere end budgetteret.

• Rød (Negativ): Betyder at udviklingen belaster bundlinjen. F.eks. svigtende omsætning eller overskridelse af omkostningsbudgettet.

Når funktionen er aktiveret, vises farverne på alle sider (rapporter, specifikationer og dashboards), hvor der findes afvigelser. Det gælder både for numeriske afvigelser, procenter og indeks på tværs af drifts- og balancekonti.

Bemærk: En numerisk afvigelse på præcis 0 vil altid blive betragtet som god (grøn).

I værktøjslinjen øverst til højre finder du enheder (det er vist som den enhed du har f.eks. Kr. eller 1.000 Kr.), hvor du kan tilpasse præsentationen af dine tal. Funktionen ændrer kun på visningen, dine underliggende data forbliver uændrede.

Store kontoplaner indeholder ofte mange konti, der ikke er i brug i den aktuelle periode. Disse “tomme” linjer kan gøre dine rapporter uoverskuelige og svære at læse.

Med funktionen Vis/skjul nul-linjer kan du med ét klik rydde op i visningen.

Sådan virker det:

1. Find ikonet for Skjul/Vis nul-linjer i værktøjslinjen øverst til højre.
2. Klik på ikonet for at aktivere filteret.
3. Systemet skjuler nu alle rækker, der kun indeholder nuller tværs over hele linjen. (Hvis der bare er ét tal i én af månederne, forbliver linjen synlig).

Mangler du en konto? Hvis du undrer dig over, hvor en bestemt konto er blevet af i din oversigt, er det sandsynligvis fordi, denne funktion er slået til, og kontoen er tom. Klik på ikonet igen for at få vist alle linjer (både med og uden tal).

Funktionen Opdater budgettal (ikonet med to pile, der danner en cirkel) er et af systemets stærke værktøjer til effektiv budgetlægning. Den sparer dig for manuelt tastearbejde ved at lade dig hente, kopiere eller masse-justere tal i én arbejdsgang.

Hvor virker den?
Funktionen har effekt på det niveau, du står på i øjeblikket (f.eks. Drift, Specifikation, Konto eller Forudsætningsbalance). I dialogboksen kan du altid se præcis hvilken kontogruppe samt hvilke kontonumre (fra/til), der bliver påvirket.

Værktøjet har tre hovedfunktioner:

1. Justeringsfaktor

Hvis du allerede har tal i budgettet, kan du bruge denne funktion til at regulere en hel kontogruppe med en bestemt faktor.

• Indtast faktor: Skriv tallet for din justering.
• Vælg operator: Vælg hvordan tallet skal påvirke budgettet:
  • Plus procent: Lægger en procentdel til (f.eks. indeksregulering).
  • Minus procent: Trækker en procentdel fra.
  • Gange: Multiplicerer tallene.
  • Division: Dividerer tallene.

Eksempel: Stå på dine omkostningskonti, vælg “Plus procent” og indtast faktoren 3. Systemet lægger nu 3% til alle månederne i den valgte periode.

2. Hent og kopier data

Brug realiserede tal eller budgettal fra tidligere år som fundament for dit nye budget. Dialogboksen er bygget op i kolonner, der styrer, hvor data kommer fra, og hvor de skal hen:

1. Måned (Modtager): Viser hvilken måned i din aktive model, der bliver ramt af opdateringen.
2. Kilde-type: Vælg om du vil hente data fra “Realiserede tal”, en “Anden model”, eller om der skal ske “Ingen ændringer”.
3. Kilde-år: Vælg hvilket årstal, data skal hentes fra.
4. Kilde-måned: Vælg hvilken specifik måned, data skal hentes fra.

Eksempel: Du vælger at hente realiserede tal fra sidste år. Systemet indsætter dem direkte i det nye budget, så du får et realistisk udgangspunkt på få sekunder.

3. Opdatering af Primoværdier

Når du påbegynder et budgetår, eller opretter en ny model, skal du bruge en åbningsbalance. Åbningsbalancen arbejder du med på Specifikationer >> Forudsætningsbalance. Og her er funktionen Opdater budgettal uundværlig. Med den kan du hurtigt kopierer fx regnskabstal fra året før ind som åbning til det nye budgetår.

Tip: Brug funktionen til automatisk at hente den realiserede ultimo-saldo fra sidste års regnskab og indsætte den som ny primo-saldo (åbningsbalance) i dit budget.

Vigtigt at vide

• Kun indtastnings-celler: Funktionen påvirker kun de tal, der ligger på selve kontolinjen (de tal, du manuelt kan taste i). Den ændrer ikke tal, der stammer fra Investeringer, Lån, Formler, Periodisering eller Kontospecifikationslinjer.
• Dimensioner: Hvis du arbejder med dimensioner (f.eks. afdelinger), kan du i dialogboksen vælge, om systemet skal beholde værdierne på de enkelte dimensioner, eller om det skal samle dem på en hovedkontolinje uden dimension.

Du har mulighed for at udskrive direkte fra browseren, eller udlæse den side du står på til Excel eller PDF.

1. Udskriv direkte fra browseren
Klik på Printer-ikonet for at åbne udskriftsmenuen.

Herfra kan du sende siden til en fysisk printer eller gemme den som en hurtig PDF via din browsers print-funktion.

Bemærk: Hvis du vil udskrive mere end blot den side du ser, så vælg Send & Eksporter i menuen til venstre.

2. Udlæs til fil
I værktøjslinjen finder du ikoner til at generere filer:

Excel: Ideelt hvis du skal regne videre på tallene, ønsker en redigeret opstilling eller vil gemme tallene i egen database. Du får en rå datafil, der bevarer strukturen fra skærmen.

PDF: Ideelt til præsentation eller fremsendelse. Denne funktion danner en professionel rapport, hvor du (under Indstillinger til eksport) kan styre forside, logo, sidehoved og sidefod.

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål angående sidens værktøjer i budget123.