AI-assistenten i budget123 er én samlet, intelligent assistent, der samler alle AI-funktioner i en fælles chat. Her kan du både stille spørgsmål om programmet og få udført konkrete opgaver inden for analyse, budgettering, rapportering, pengestrøm og administration af modeller.

Hvilke funktioner du har adgang til i chatten, tilpasses automatisk den side og model, du står på, dine brugerrettigheder og de funktioner, der er slået til på din licens.

1. Åbn den model og den side, du vil arbejde med.
2. Åbn AI-assistenten via hjælpemenuen, eller brug sidens specifikke knap til AI.
3. Skriv dit spørgsmål eller din instruks i tekstfeltet.
4. Vælg Send, og gennemgå assistentens svar eller forslag til ændringer.

Assistenten viser automatisk forslag til beskeder, som passer til netop den side, du befinder dig på. Du kan altid fortsætte dialogen med opfølgende spørgsmål, f.eks. bede om en uddybning, en anden ordlyd eller en justering af en udført opgave.

Sådan skriver du en tydelig instruks

For at få det mest præcise resultat er det en fordel at angive:

Konti eller grupper:
Hvilke kontonumre eller kontogrupper opgaven vedrører.

Periode:
Hvilke måneder, kvartaler eller regnskabsår der skal arbejdes på.

Dimensioner:
Om opgaven gælder en bestemt afdeling, et projekt eller en anden dimension.

Formål:
Om du ønsker en forklaring i chatten eller en konkret ændring.

Eksempel:”Hæv budgettet for markedsføring med 5 % fra januar til december 2027 i afdeling Salg.”

Du behøver ikke tekniske koder eller specialkommandoer, skriv på almindeligt dansk. Hvis en opgave mangler oplysninger, beder assistenten dig selv om at præcisere.

Analysér og forstå dine tal

Du kan bruge assistenten til at analysere dine budget- og regnskabstal, identificere væsentlige afvigelser og forklare udviklingstendenser.

• Eksempler på spørgsmål:

  • ”Analysér de største afvigelser mellem budget og realiserede tal i denne rapport.”

  • ”Hvilke omkostninger har ændret sig mest gennem perioden?”

  • ”Forklar udviklingen i dækningsbidraget.”

• Svar i chatten: Analyser vises som udgangspunkt direkte i chatten og ændrer ikke dine tal. Ønsker du analysen indsat som en fast rapportkommentar, beder du blot assistenten om at tilføje den til Indsigt.

• Kombinér med egen viden: Assistenten identificerer mønstrene i dataene, men kender ikke dine forretningsmæssige baggrunde. Suppler derfor gerne med oplysninger om f.eks. prisændringer, nye kunder eller ekstraordinære udgifter.

Læg og ændr budget

På siderne Drift og Specifikationer kan assistenten beregne, fordele og indsætte budgettal direkte på konti, kontogrupper, perioder og dimensioner.

Når du angiver et samlet totalbeløb for en periode, fordeles det som standard ud fra det eksisterende budgets sæsonmønster. Ønsker du en helt lige fordeling pr. måned, skal dette blot tilføjes i beskeden.

Gennemgang i budgetkladden

Når assistenten udfører budgetændringer, placeres tallene i budgetkladden. Det giver dig fuld kontrol over ændringerne, før de bliver endelige:

• Vælg Accepter kladde for at godkende og overføre tallene til budgettet.

• Vælg Slet kladde, hvis du vil annullere assistentens forslag.

• Bed eventuelt assistenten om at justere forslaget yderligere i chatten, før du accepterer.

Bemærk: Knapperne Accepter kladde og Slet kladde gælder hele budgetkladden på én gang – også hvis der i forvejen lå manuelle rettelser.

Budgettering med dimensioner

Du kan frit styre dimensioner (afdelinger, projekter mv.) i dine instrukser:

• ”Sæt rejseomkostningerne til i alt 90.000 kr. i afdeling Salg for tredje kvartal 2027.”

• Vær opmærksom på sidens dimensionsfiltre, og præciser altid, om et beløb er en samlet total for virksomheden eller gælder for den enkelte afdeling.

Begrænsninger ved budgetfunktionen

• Assistenten arbejder med redigerbare driftskonti på Drift og Specifikationer; den ændrer ikke primotal eller balancebudgettal.

• Funktionen er ikke tilgængelig i konsolideringsmodeller, ved licenser med rene realiserede tal eller når Kvantum er slået til.

• På konti styret af formler eller renteberegninger ændrer en taljustering ikke selve den bagvedliggende beregningsregel.

Skriv og redigér Indsigt

Indsigt er den skriftlige ledelseskommentar til dine rapporter og dashboards. Assistenten kan udarbejde faglige analyser ud fra rapportens aktuelle data.

• Opret en indsigt: Klik på Tilføj indsigt på den ønskede rapport, hvorefter assistenten gennemgår tallene og formulerer kommentaren.

• Tilpas kommentaren: Brug Rediger med AI, eller skriv direkte i chatten:

  • ”Forkort indsigten, og fremhæv de tre vigtigste afvigelser.”

  • ”Tilføj, at fremgangen i salget skyldes lanceringen af det nye produkt i marts.”

  • ”Gør sproget mere overordnet og rettet mod bestyrelsen.”

• Hold kommentaren opdateret: En indsigt er knyttet til det datagrundlag, den blev genereret på. Ændrer du regnskabsdata, budgettal eller dimensionsvalg, bør du bede assistenten opdatere analysen.

• Koncernrapporter: Indsigt fungerer også på tværs af selskaber i konsolideringsmodeller. Du kan bede assistenten fokusere specifikt på udvalgte datterselskaber.

Arbejd med dashboards

På dashboards kan assistenten oprette nye visninger, tilpasse dashboardlinjer, opbygge sektioner og sammensætte beregningsformler.

• Opret et dashboard: Gå til dashboard-opsætningen, opret et dashboard, og beskriv det ønskede indhold (f.eks.: ”Opret et ledelsesdashboard med omsætning, dækningsbidrag og likviditet”).

• Redigér dashboardlinjer: Åbn det pågældende dashboard og brug chatten til at foretage justeringer:

  • ”Tilføj en sektion med omsætning, direkte omkostninger og dækningsbidrag.”

  • ”Opret en linje, der beregner resultat før skat.”

  • ”Flyt omsætningen øverst i denne sektion.”

• Gennemgå formler: Kontrollér altid de oprettede formler og fortegn under opsætningen. Vær opmærksom på, at en dashboardlinje, der genbruges på tværs af flere dashboards, vil blive påvirket alle steder ved en ændring.

Opsæt pengestrøm

På siden Pengestrøm kan assistenten hjælpe med at gennemgå og vedligeholde opsætningen af pengestrømsopgørelsen.

Assistenten kan blandt andet:

• Placere uplacerede konti korrekt under drift, investering eller finansiering.

• Flytte konti og kontogrupper mellem eksisterende pengestrømslinjer.

• Ændre navne og sortering på linjerne.

Eksempler:

• ”Placér de uplacerede pengestrømslinjer.”

• ”Gennemgå min pengestrømsklassifikation for fejl.”

• ”Flyt konto 5820 til den relevante finansieringslinje.”

Modeller, forecasts og navigation

Assistenten understøtter navigation og styring af modeller direkte via instruktioner i chatten:

• Opret og kopiér budgetmodeller: Opret nye standardmodeller, eller tag en komplet kopi af en eksisterende model med de ønskede elementer (budgettal, lån, investeringer, variable og formler).

  • ”Opret en budgetmodel for 2027 med navnet ’Budget 2027’.”

  • ”Kopiér Budget 2027 til ’Vækstscenarie 2027’.”

• Opret forecasts: Opret et rullende forecast, som automatisk kombinerer realiserede regnskabsperioder frem til skæringsdatoen med budgettal for resten af året.

  • ”Opret et forecast for 2027 med budgetstart i april baseret på Budget 2027.”

• Skift side og model: Bed assistenten navigere for dig på tværs af funktioner og modeller.

  • ”Åbn pengestrømsopsætningen.”

  • ”Skift til Budget 2027, og vis Drift.”

• Redigér modelegenskaber: Tilpas modelnavn, kortere visningsnavne, modelnoter eller vælg en sammenligningsmodel.

  • ”Omdøb modellen til ’Godkendt budget 2027’.”

  • ”Sæt Budget 2026 som sammenligningsmodel.”

• Opret dashboards i konsolidering: Opret dashboards direkte i koncernmodeller med brug af koncernkontoplan eller afgrænsning til bestemte selskaber.

• Sammenkædede instruktioner (flere trin i én opgave): Du kan samle hele arbejdsprocesser i en samlet besked:

  • ”Kopiér Budget 2027 til ’Vækstscenarie 2027’, åbn den nye model, og hæv”

Bestem, hvad assistenten må gøre

Under menupunktet Funktioner i AI-panelet kan du styre assistentens rettigheder. Du kan slå tilladelse til redigering af henholdsvis Budget, Pengestrøm, Indsigt og Dashboard til eller fra.

• Kun analyse: Slår du redigeringsfunktionerne fra, kan assistenten fortsat benyttes fuldt ud som sparringspartner, manual og til dataanalyse uden risiko for ændringer i opsætningen.

Fortryd en AI-handling

Hvis assistenten har udført en ændring, du vil annullere, vises der en Fortryd-knap i chatten umiddelbart efter udførelsen. Klik på knappen for at rulle ændringen tilbage. (Bemærk, at fortrydelse kræver, at du fortsat befinder dig på den model og side, hvor handlingen blev udført).