Manual | Konsolidering (budget123+)

Synkronisér data

På siden Synkronisering hentes data og budgetmodeller fra dattervirksomhederne til brug for selve konsolideringen i koncernen. Siden giver et komplet overblik over, hvilke modeller datterselskaberne arbejder med, hvornår tallene sidst er opdateret, samt mulighed for at automatisere klarmelding og dataoverførsel, så der aldrig arbejdes med forældede data i koncernrapporten.

Synkronisering af data

Når der skal konsolideres tal fra dattervirksomhederne, tilgås synkroniseringsoversigten ved at klikke på “Ældste regnskabsopdatering [Dato]” i øverste bjælke, hvor det også fremgår, hvor mange virksomheder der endnu ikke er synkroniseret. Herfra kan data hentes manuelt efter behov, eller fuld automatisering kan aktiveres.

Manuel synkronisering

  1. Klik på “Ældste regnskabsopdatering [Dato]” i øverste bjælke for at åbne oversigten Synkronisering.

  2. På oversigten ses listen over samtlige tilknyttede dattervirksomheder, deres klarmeldte modeller samt dato for seneste opdatering.

  3. Vælg den model, der skal hentes data fra.

  4. Klik på knappen [Dato] til højre ud for den virksomhed, der skal opdateres. Her kan der vælges mellem:

    • Synkroniser budget- og regnskabsdata

    • Hent regnskabstal fra økonomisystem

  5. Klik på knappen [Synkroniser alle] eller [Hent Alle] over tabellen for at køre en samlet opdatering af hele koncernen – enten for både budget- og regnskabstal eller udelukkende for regnskabstal.

Automatisk klarmelding og kontinuerlig synkronisering

Lige over knappen [Hent regnskabstal fra økonomisystem] findes et afkrydsningsfelt til automatisk klarmelding og synkronisering: Auto klarmeld og auto synkroniser.

  • Hvad gør feltet? Når der sættes flueben her, overvåger systemet automatisk de tilknyttede datterselskabers modeller. Sker der rettelser eller opdateringer i en model, der synkroniseres til (f.eks. nye bogførte regnskabstal, reviderede budgetter eller opdaterede forecasts), bliver modellen automatisk klarmeldt og hentet over i koncernen.

  • Fordelen ved funktionen: Det er ikke længere nødvendigt at koordinere manuelt med dattervirksomhederne eller huske at synkronisere manuelt. Koncernens modeller og rapporter er altid fuldt ajourførte med de nyeste data uden tidsforsinkelse.

Indholdsfortegnelse

Synkroniseringsstatus

På oversigten findes to særskilte kolonner, der angiver den aktuelle datastatus for henholdsvis budget og faktiske tal: Budgettal synkroniseret og Regnskabstal synkroniseret. Statussen vises visuelt ved hjælp af smileys.

Budgettal synkroniseret

I denne kolonne indikerer tre forskellige smiley-ikoner statussen for de underliggende budgetmodeller:

  • Grøn smiley (Synkroniseret): Budgettallene er synkroniseret til koncernen og fuldt ajourførte.

  • Gul smiley (Budgettal ikke klarmeldt): Budgettallene er ikke klar til synkronisering. Dette kan skyldes, at der ikke er valgt en model, at tallene ikke er klarmeldt i datterselskabet, eller at de sidst synkroniserede tal stammer fra en anden model.

  • Rød smiley (Ikke synkroniseret): Budgettallene er klarmeldt, men endnu ikke synkroniseret til koncernen, eller den valgte model er ikke den senest synkroniserede model.

Regnskabstal synkroniseret

I denne kolonne benyttes udelukkende to ikoner som en direkte ja/nej-indikator for, om regnskabstallene er overført:

  • Grøn smiley (Ja): Regnskabstallene fra økonomisystemet er synkroniseret til koncernen.

  • Rød smiley (Nej): Regnskabstallene er ikke synkroniseret til koncernen.

Statusikon Budgettal synkroniseret Regnskabstal synkroniseret
Grøn Synkroniseret til koncernen Ja – Regnskabstal er synkroniseret
Gul Budgettal ikke klarmeldt (mangler modelvalg, klarmelding eller anden model valgt) (Anvendes ikke)
Rød Ikke synkroniseret (klarmeldt, men mangler synkronisering, eller ældre model valgt) Nej – Regnskabstal er ikke synkroniseret

Hvad sker der under synkroniseringen?

Når data hentes fra dattervirksomhederne, opdaterer systemet både tal og strukturelle relationer:

  • Bogførte regnskabstal: Alle nye regnskabsposteringer, der er indlæst i datterselskabet, overføres til koncernmodellen.

  • Budgetter og forecasts: De seneste budget- eller forecasttal fra datterens klarmeldte model indlæses og lægges til grund for koncernens samlede budget. (Bemærk: Estimatvisningen er en dynamisk, lokal visning, der bedst fungerer internt i datterselskabet).

  • Kontoplan og konto-links: Oprettes der nye konti i en dattervirksomhed, registreres de under synkroniseringen. De skal efterfølgende knyttes til koncernkontoplanen under Globale indstillinger > Konto-links.

  • Elimineringer: Reglerne for koncerninterne transaktioner opsat under Eliminering forbliver intakte og modregnes automatisk på de opdaterede tal.

Koncerngrupper

Har koncernen mange selskaber, eller er der behov for at rapportere på tværs af specifikke forretningsområder, divisioner eller geografiske regioner, kan der oprettes Koncerngrupper. Dette fungerer i praksis som delkoncerner.

Sådan oprettes og administreres koncerngrupper

  1. Klik på knappen [Opret Koncerngruppe] over tabellen til venstre.

  2. Indtast det ønskede navn til delkoncernen (f.eks. Have Holding eller Plante og Sten).

  3. Gem gruppen, hvorefter den vises som et særskilt område på oversigten.

  4. Flyt virksomheder (Drag and Drop): En virksomhed kan frit trækkes og slippes i den ønskede koncerngruppe med musen. På samme måde kan virksomheder flyttes mellem grupperne efter behov.

Hurtigere filtrering i rapporterne

Koncerngrupper gør det markant lettere at arbejde i koncernens overordnede rapporter såsom Drift og Balance:

  • I stedet for manuelt at skulle sætte flueben ved hver enkelt dattervirksomhed i virksomhedsvælgeren, kan der nøjes med et enkelt flueben ved selve koncerngruppen.

  • Rapporten viser omgående det konsoliderede resultat for den valgte delkoncern samt elimineringer mellem de valgte virksomheder, hvis dette er aktuelt.

Hurtig navigation mellem koncern og datterselskaber

For at lette arbejdsgangen og kontrollen af de underliggende tal er der direkte adgang til de enkelte datterselskaber:

  • Log ind på dattervirksomhed: På listen over dattervirksomheder på synkroniseringssiden findes en [Log ind]-knap ud for hvert selskab. Et klik på denne åbner dattervirksomhedens egen model direkte.

  • Retur til koncern: Når der arbejdes inde i en dattervirksomhed, findes der i øverste bjælke – umiddelbart til venstre for profilnavnet – knappen [Tilbage til Koncern] eller [Gå til Koncern], som fører direkte tilbage til koncernmodellen.

Tip: Der kan navigeres direkte til et datterselskab og en specifik konto inde fra rapporterne Drift eller Balance. Dette gøres ved at lokalisere den pågældende konto i rapporten og klikke på den farvemarkering, der tilhører datterselskabet.

Problemer med synkronisering?

Hvis tallene i koncernen ikke matcher forventningen, eller hvis en opdatering udebliver, bør følgende punkter gennemgås:

  1. Er datterens egne tal opdateret fra regnskabssystemet?

    • budget123 henter data fra dattervirksomhedens aktive budget123-model.

    • Hvis der mangler nye bogføringer, skal det sikres, at kladderne er bogført i regnskabssystemet, og at der er klikket på Opdater regnskabstal inde på dattervirksomhedens egen licens.

  2. Mangler dattermodellen at blive klarmeldt?

    • Hvis den automatiske klarmelding ikke er slået til, overføres ændringer kun, såfremt dattermodellen er godkendt.

    • Gå til dattervirksomhedens Modeloversigt og klik på Klarmeld, eller aktivér afkrydsningsfeltet til automatisk klarmelding på synkroniseringssiden for at automatisere processen fremover.

  3. Er der nye konti, der mangler konto-links?

    • Hvis der opstår en ubalance på koncernens status eller drift, skyldes det ofte, at datterselskabet har oprettet nye konti i regnskabet.

    • Gå til Globale indstillinger > Konto-links og kontrollér, om der findes markerede konti, der skal knyttes til koncernens kontoplan.

  4. Lokale regnskabssystemer (DQS)

    • Bruger dattervirksomheden et lokalt installeret ERP-system (f.eks. C5, ældre NAV eller Business Central On-Premise), afhænger forbindelsen af servicen DQS (Data Query Service) på den pågældende server.

    • Tjek i Windows Services, om DQS-servicen kører som normalt.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Her findes svar på typiske spørgsmål om datasynkronisering og koncerngrupper i budget123+.

Når afkrydsningsfeltet for automatisk klarmelding og synkronisering er aktivt, sørger budget123+ for at overføre data automatisk, hver gang der foretages ændringer i en underliggende model. Derved undgås arbejde på forældede koncernbalancer eller budgetter.

En gul smiley i kolonnen Budgettal synkroniseret viser, at budgettallene ikke er klarmeldt, at der mangler et modelvalg, eller at tallene stammer fra en anden model. En rød smiley viser, at data enten mangler synkronisering, eller at den valgte model ikke er synkroniseret. For regnskabstal angiver rød blot, at tallene endnu ikke er synkroniseret til koncernen.

Når en koncerngruppe er oprettet, fremgår den automatisk i virksomhedsvælgeren i rapporterne. Der sættes blot et enkelt flueben ved koncerngruppen, hvorefter rapporten filtrerer og konsoliderer udelukkende de selskaber, der hører til gruppen.

Ja, en dattervirksomhed kan flyttes fra én gruppe til en anden via drag and drop på synkroniseringsoversigten. Selskabets historik og kontotilknytninger forbliver uændrede.

Nej. Koncerninterne elimineringer opsat i venstremenuen under Eliminering bevares fuldt ud og modregnes automatisk på de nye data, der hentes ind.

Estimatvisningen er dynamisk og beregnes lokalt i det enkelte selskab. Da visse specifikke modelindstillinger ikke overføres til koncernen, vil estimattallene i mange tilfælde afvige fra visningen i datterselskabet. Løsningen er at oprette en forecast-model i stedet. En forecast-model foretager den samme beregning ved oprettelsen, men er ikke dynamisk. Dermed sikres det, at de samme tal, som ses i estimatet, også fremgår identisk i koncernen.

Konsolidering (budget123+)

  • Drift og Balance

    Rapporterne Drift og Balance Vælg dattervirksomheder til og fra Rapporterne Drift og Balance fungerer efter[...]

  • Eksport af samlet koncern-rapport

    Print af samlet koncern-rapport   Vælg Eksporter i menuen til venstre, og du kan nu[...]

  • Eliminering

    Eliminering i budget123+ Sådan eliminerer du koncerninterne transaktioner I budget123+ finder du i menuen til[...]

  • Konsolidering

    Konsolidering Konsolidering handler om at samle flere virksomheders regnskabs- og budgettal under ét, og af[...]

  • Konto-links

    Konto-links   Konto-linking er et spørgsmål om at placere dattervirksomhedernes konti i den fælles konsoliderings-kontoplan.[...]

  • Kontoplan

    Konsoliderings-kontoplan   Bag tandhjulene i øverste højre hjørne finder du menuen Globale indstillinger. Vælg det[...]

  • Modeller

    Koncernmodeller Klik på Modelnavnet i toppen af billedet for at komme til Modeloversigten. Her kan[...]

  • Valutakurser

    Valutakurser til indregning   Indregning af dattervirksomhed i 'fremmed' valuta Hvis en af dine dattervirksomheder[...]

  • Visninger

    Koncernvisninger Med Visninger bestemmer du, hvilke data som skal vises i tabellerne i Rapporter, Elimineringer[...]