Tilgængelige datatyper

Når du opretter et diagram, vælger du først en datatype. Da det skal give mening matematisk, er det ikke alle kombinationer af datatyper og diagramtyper, der kan lade sig gøre. budget123 er så smart, at den automatisk sorterer i listen, så du kun får vist de diagramtyper, der rent faktisk passer til den datatype, du har valgt.

Ekstra muligheder med Salgsanalyse: Hvis jeres virksomhed har tilkoblet Salgsanalysemodulet, får du automatisk adgang til en række ekstra datatyper i dropdown-menuen: Top X kunder, Top X kundegrupper, Top X varer og Top X varegrupper. Disse vises bedst med enten en Lagkage eller en Donut-graf.

Når dit diagram er oprettet, har du rig mulighed for at tilpasse det direkte på skærmen, så det sidder lige i skabet. Hold musen over et diagram for at få vist redigeringsmenuen:

• Flyt diagrammet: Træk i ikonet med de fire pile for at flytte diagrammet til en ny placering og ændre rækkefølgen.

• Ændre størrelse: Hold musen over diagrammet og træk i de “dobbelte streger”, der kommer frem.

  • Bemærk: Alle diagrammer på det samme dashboard får automatisk samme størrelse for at sikre et pænt layout. Et diagram kan dog sagtens have en anden størrelse, hvis du anvender det på et helt andet dashboard.

• Skift type: Åbn dropdown-menuen for lynhurtigt at skifte udseende – f.eks. hvis du hellere vil se dataene som søjler i stedet for kurver.

• Rediger i dybden: Klik på knappen [Rediger diagram] for at åbne opsætningen og ændre f.eks. farver, dataserier eller visning.

Nyoprettede diagrammer fødes altid med budget123s standardfarver (blå, orange og grøn), men du kan nemt skræddersy dem. Det gør du ved at klikke på farvefelterne under [Rediger diagram].

• Brug paletten: Når du klikker på en farve, åbnes en farvepalette, hvor du kan bruge toneskalaen til højre for at gøre farven lysere eller mørkere.

• Brug HEX-koder: Du har også mulighed for at indtaste en specifik farvekode (HEX). Det er en kæmpe fordel, da det lader dig ramme virksomhedens eksakte designprofil, når du skal lave præsentationer til f.eks. bestyrelsen eller banken.

Smart farvehukommelse: Når du vælger en specifik farve til en bestemt konto, husker budget123 dit valg. Det betyder, at kontoen automatisk vil have den samme farve i alle dine andre diagrammer.

Når du opretter eller redigerer et diagram via knappen [Rediger diagram], har du adgang til en række ekstra funktioner i bunden af opsætningen, som kan finjustere, hvordan dine data præsenteres.

• Vis forklaringstekst: Her kan du slå diagrammets serieforklaring til eller fra. Forklaringsteksten placeres i bunden af grafen og hjælper modtageren med at forstå, præcis hvad de enkelte søjler, kurver eller lagkagestykker repræsenterer.

• Lås til dimension: Hvis I anvender dimensioner (f.eks. afdelinger), kan du binde dit diagram til én bestemt dimensionsværdi. Diagrammet vil derefter låse sig fast og altid vise data for denne specifikke afdeling – helt uafhængigt af, hvad der ellers bliver valgt i den globale dimensionsvælger øverst på dit dashboard.

• Anvend ombrydning af y-akse: Denne funktion er særligt god på visninger med akkumulerede summer. Den ombryder (klipper) y-aksen grafisk, så et enkeltstående, enormt udsving i én specifik måned ikke gør grafen så udvidet, at man ikke længere kan se de små variationer i alle de andre måneder.

Hvis du vil lave en rapport, der giver modtageren et helt umiddelbart overblik over, om en bestemt udvikling er positiv eller negativ, er de to indeks-grafer, Speedometer og Termometer, geniale.

Fælles for begge er, at datatypen altid skal sættes til “Konto (indeks)”, når du opretter dem.

Speedometerdiagrammet (Trafiklyset)

Speedometergrafen giver dig en hurtig pejling på, hvilke dele af din virksomhed, du med fordel kan give ekstra opmærksomhed. Brug den til at overvåge dine vigtigste nøgletal og som et tidligt varselssignal.

Farvekoderne rød, gul og grøn kender modtageren allerede fra trafikken. Det gør grafen ekstremt pædagogisk og letter formidlingen af økonomien markant.

Sådan opretter du et speedometer:

1. Vælg datatypen “Konto (indeks)”.

2. Vælg diagramtypen “Speedometer”.

3. Vælg om diagrammet skal vise indekset holdt op mod Budget eller Realiseret sidste år.

4. Vælg den ønskede periode: Måned eller År til dato.

5. Justér intervallerne for farvekoderne (rød, gul og grøn) – her angiver du altså din tolerance for afvigelserne.

Termometer-grafen (Målopfyldelse)

Termometer-grafen giver et klart og visuelt indtryk af, hvordan de realiserede tal passer med budgettal eller regnskabstal fra sidste år. Ligesom ved speedometeret er det dig, der sætter reglerne for, hvornår farverne skifter.

Sådan opretter du et termometer:

1. Vælg datatypen “Konto (indeks)”.

2. Vælg diagramtypen “Termometer-graf”.

3. Vælg om de realiserede tal skal holdes op mod Budget eller Realiseret sidste år.

4. Vælg den ønskede periode: Måned eller År til dato.

5. Fastsæt intervallerne. (Eksempel: For en indtægtskonto kan du sætte det grønne interval til at starte ved 100, så termometeret skifter til grønt, hvis I har realiseret højere end budgetteret).

Ubegrænset plads til dine grafer

Du kan tilføje lige så mange diagrammer til dine dashboards, som du har brug for. Antallet er helt ubegrænset.

Systemet placerer automatisk diagrammerne i rækker fra venstre mod højre, og tilpasser sig dynamisk efter størrelsen på din skærm. Hvis du vil ændre rækkefølgen af dine grafer, tager du blot fat i ikonet med de fire pile i det øverste venstre hjørne og trækker dem på plads.

Når du opretter visuelle grafer og diagrammer i koncernmodulet, har du to ekstra datatyper til rådighed:

• Koncernkonto: Viser det konsoliderede tal for hele koncernen på den valgte kontogruppe.

• Dattervirksomhedskonti: Lader dig vælge konti fra specifikke datterselskaber, så du kan sammenligne selskabernes performance i den samme graf.

De øvrige diagramindstillinger (såsom type, farver, intervaller og serieforklaringer) fungerer på præcis samme måde som på virksomheds-dashboards. Du kan frit blande diagrammer med data fra koncernniveau og virksomhedsniveau på samme dashboard – det kan f.eks. være en kurve med koncernens samlede likviditet placeret ved siden af et diagram over bankkontoens udvikling i de enkelte selskaber.

En minitabel er en lille, komprimeret tabel, som du kan placere øverst på dit dashboard, lige over hovedtabellen. Den er genial til at give et nemt og hurtigt overblik over særligt vigtige nedslag, f.eks. virksomhedens nøgleresultater, udvalgte omkostninger eller Top 10-lister.

Som en ekstra bonus kan minitabeller nemt vedhæftes som små “billeder” i teksten, når du sender e-mails fra budget123 til bestyrelsen, banken eller andre interessenter.

Sådan opretter du en minitabel

1. Klik på knappen [Opret tabel] øverst på din dashboard-side.

2. Giv tabellen et beskrivende navn.

3. Vælg type: Ønsker du at vise finanskonti/dashboardlinjer, eller vil du lave en liste med top-kunder/top-varer (kræver salgsanalysemodulet)?

4. Vælg de specifikke konti og/eller dashboardlinjer, der skal vises i tabellen (du kan maksimalt vælge 10 linjer).

5. Vælg dine datakolonner: Realiseret, Budget og/eller Realiseret sidste år (du kan have op til tre datakolonner).

6. Vælg evt. en afvigelseskolonne, hvis du ønsker at vise: Numerisk afvigelse, Procentafvigelse eller Indeks.

7. Vælg den ønskede periode: Måned eller År til dato (ÅTD).

8. Afslut ved at klikke på [Gem].

Vigtigt om datakolonner og afvigelser: > Hvis du vælger at vise tre datakolonner (f.eks. Realiseret, Budget og Sidste år på én gang), er der ikke plads til en afvigelseskolonne. Du skal derfor reducere visningen til maksimalt to datakolonner for at aktivere afvigelseskolonnen.

Rækkefølge i minitabellen

Den rækkefølge, linjerne præsenteres i, afhænger af, hvad du har valgt at vise:

• Finanskonti sorteres altid numerisk efter deres kontonummer.

• Dashboardlinjer følger den rækkefølge, du har angivet i selve dashboard-opsætningen.

• Kombination: Hvis du blander dem i samme minitabel, vil dashboardlinjerne altid lægge sig øverst, og finanskontiene vil blive vist nedenunder.

Top X-tabeller (Salgsanalyse)

Hvis I har Salgsanalysemodulet slået til, får du en ekstra stærk funktion: Muligheden for at oprette minitabeller over dine Top X kunder eller Top X varer. Her bestemmer du selv antallet (1-10), hvilken datatype der skal sorteres efter, samt eventuelle ekstra kolonner til at understøtte analysen.

Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om Dashboards i budget123.